Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Mengenali Persediaan Lambat Bergerak pada Bisnis
Stok mati perlu dikenali melalui rekaman pembelian pelanggan, bukan perkiraan berdasarkan pengamatan sesaat. Suatu item persediaan mungkin tampak mencukupi, tetapi tidak menghasilkan penjualan selama periode pengamatan. Batas waktunya harus ditentukan menurut pola permintaan. Produk dengan umur simpan pendek perlu dievaluasi lebih cepat, sedangkan barang tahan lama dapat memakai jangka evaluasi lebih lama. Hasil yang ingin dicapai adalah mengidentifikasi persediaan yang mulai tertahan.
Pemicu barang tidak bergerak sering berkaitan dengan pesanan yang terlalu besar, pergeseran selera pembeli, atau pilihan produk yang terlalu banyak. Potongan harga pembelian juga dapat mendorong keputusan yang kurang tepat ketika pembeli barang berfokus pada penghematan per unit. Harga beli yang rendah belum tentu menguntungkan apabila produk terus tersimpan. Atas dasar itu, tinjau dasar pesanan terdahulu sebelum menambah persediaan, termasuk apakah lonjakan penjualan hanya sementara.
Mengukur Kecepatan Penjualan sebagai Dasar Pembelian
Mulailah dengan pencatatan sederhana untuk setiap item yang dijual. Rekam banyaknya barang yang terjual, stok tersedia, serta periode kehabisan persediaan. Laju penjualan harian dapat dihitung dengan membagi unit terjual dengan jumlah hari pengamatan. Sebagai ilustrasi, rata-rata dua unit sehari diperoleh ketika 60 unit terjual selama 30 hari. Nilai rata-rata itu memberikan dasar awal untuk menyusun aturan pemesanan.
Namun, angka penjualan harian sebaiknya dinilai berdasarkan keadaan sebenarnya. Produk yang sering kosong dapat terlihat lambat terjual karena kesempatan transaksi terlewat. Dalam kondisi berbeda, kampanye penjualan singkat bisa menyebabkan angka penjualan tampak lebih besar dari kondisi biasa. Pisahkan penjualan normal dan penjualan promosi agar perhitungan lebih masuk akal. Gunakan beberapa periode pengamatan untuk mengenali perubahan kebutuhan, terutama menjelang musim ramai.
Menyesuaikan Pembelian dengan Kelompok Kecepatan Produk
Setelah data terkumpul, susun kelompok persediaan berdasarkan laju pergerakannya. Item yang rutin dibeli membutuhkan pemeriksaan lebih rapat agar tetap tersedia saat dibutuhkan. Produk dengan penjualan sedang dapat memakai periode evaluasi tetap. Sementara itu, produk lambat terjual sebaiknya dipesan lebih hati-hati. Pengelompokan ini membantu pengelola mengalokasikan waktu pemeriksaan pada barang yang paling membutuhkan pengawasan.
Jangan menyamakan jumlah pembelian untuk semua jenis barang. Barang yang terjual setiap hari mungkin memerlukan pemesanan lebih sering, sedangkan produk dengan pembelian sporadis lebih sesuai dipesan dalam jumlah kecil. Jangan abaikan harga produk serta umur penyimpanannya. Produk bernilai tinggi dengan permintaan rendah dapat menahan banyak modal, meskipun jumlah unitnya sedikit. Jika kondisi mendukung, gunakan pemesanan sesuai permintaan untuk membatasi persediaan menganggur.
Menghitung Waktu Pemesanan agar Stok Tetap Terkendali
Batas pemicu pemesanan menunjukkan kapan pesanan baru perlu dibuat. Perhitungan dasarnya adalah rata-rata penjualan harian dikalikan waktu tunggu pemasok, kemudian ditambah stok pengaman. Dalam contoh hipotetis, penjualan produk mencapai dua unit per hari dan waktu tunggunya lima hari. Permintaan sepanjang waktu tunggu mencapai sepuluh unit. Dengan persediaan pengaman empat unit, titik pembelian ulang ditetapkan pada 14 unit. Besarnya persediaan tambahan perlu dievaluasi berdasarkan pengalaman.
Di samping menetapkan pemicu pesanan, tentukan jumlah stok yang ingin dicapai. Volume pembelian baru bisa ditentukan melalui selisih antara target stok dan posisi persediaan. Angka persediaan untuk perencanaan mencakup stok tersedia ditambah barang dalam pesanan, lalu dikurangi pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. Perhitungan demikian membantu menghindari pesanan ganda. Sesuaikan dengan minimum pesanan pemasok, jumlah isi per kemasan, dan kapasitas penyimpanan sebelum menetapkan jumlah akhir.
Mengurangi Persediaan Menumpuk melalui Tindakan Terukur
Aturan pembelian baru sebaiknya dilengkapi penanganan stok lama. Periksa kondisi barang sebelum menyusun program penjualan, termasuk keutuhan kemasan serta umur simpan. Pada produk yang kondisinya baik, coba penawaran gabungan yang sesuai, penataan ulang tampilan barang, atau penawaran kepada pelanggan yang tepat. Hindari memberikan diskon tanpa perhitungan karena pengeluaran penjualan masih harus dihitung. Apabila ketentuannya memungkinkan, tanyakan kemungkinan retur atau penukaran.
Tinjau hasil secara teratur untuk memeriksa ketepatan kebijakan. Perhatikan persediaan yang terus tertahan, frekuensi kehabisan stok, dan dana yang tersimpan dalam persediaan. Ketika persediaan lama menyusut namun kebutuhan rutin tidak terpenuhi, pengaturan persediaan membutuhkan perbaikan. Periksa ulang durasi pengadaan, laju penjualan terbaru, dan cadangan persediaan. Simpan penjelasan ketika aturan diperbarui agar pengelola dapat menelusuri pertimbangan. Melalui langkah tersebut, keputusan stok semakin memiliki dasar.
Kesimpulan: Mengendalikan Stok melalui Pembelian yang Terukur
Membatasi penumpukan barang menuntut hubungan yang jelas antara penjualan aktual, lama pengadaan, dan volume pemesanan. Catatan yang konsisten memudahkan pengelola membedakan kebutuhan setiap produk. Pada tahap berikutnya, ambang pemesanan kembali dan jumlah persediaan yang direncanakan membantu mengarahkan keputusan. Dalam Bisnis, cara kerja tersebut membantu membatasi dana yang tertahan, selama aturannya dievaluasi secara berkala.
Penerapannya dapat dimulai dengan kelompok item yang paling penting, kemudian menerapkan aturan pada produk lainnya. Pilih barang yang paling sering menumpuk dan lihat hubungan antara kebutuhan dan barang tersedia. Manfaatkan informasi itu untuk menyesuaikan pesanan baru, sambil memenuhi kebutuhan pelanggan yang berulang. Penyesuaian kecil yang dilakukan teratur dapat membantu memperbaiki pengelolaan persediaan. Dari pengamatan Anda selama ini, barang mana yang paling lama tertahan? Mari ceritakan pengalaman Anda tentang langkah penanganannya.
